電子帳簿保存法基本と企業の対応のポイント

電子帳簿保存法は、企業のデジタル化を促進し、事務の効率化を進める重要な法律です。2024年1月の改正により、電子取引データの保存が義務化され、企業は迅速な対応が求められています。本記事では、電子帳簿保存法基本と最新の法改正のポイント、導入に向けた準備、税理士を活用したスムーズな対応方法について詳しく解説します。

電子帳簿保存法とは？概要と最新の法改正のポイント

電子帳簿保存法（以下、電帳法）は、企業が税務関係の帳簿や書類を電子データとして保存することを認める法律です。この法律は、企業のデジタル化を促進し、経理業務の効率化を図る目的で制定されました。具体的には、会計ソフトで作成した帳簿やスキャンした書類を電子的に保存することが可能となり、紙の書類を減らして業務のスピードと正確性を向上させることが期待されています。

電帳法には、会計ソフトで作成した帳簿をそのまま電子データとして保存する「電子帳簿等保存」紙の書類をスキャンし、画像データとして保存する「スキャナ保存」電子的にやり取りした取引情報をデータとして保存する「電子取引データ保存」が定められています。

2024年1月より、電子取引のデータ保存が義務化されました。これにより、企業は電子データを適切に保存する必要があり、従来の紙での保存方法は認められなくなります。この改正に伴い「電子データの改ざん防止措置（タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴管理など）」「電帳法の要件を満たした会計ソフトやクラウドサービスの導入」「税務調査時にスムーズにデータを提出できるよう、検索機能の確保」等の対応が必要になります。

企業は法改正に対応するために、経理業務の見直しやシステム導入を早急に進める必要があるのです。

相談前に準備すべき書類とポイント

電子帳簿保存法に対応するためには、企業が事前に適切な準備を行うことが前提です。とくに税理士に相談する際には、必要な書類を整理し、事務フローを明確にしておくことでスムーズな対応が可能となります。

準備する書類

まず、準備すべき書類としては、電子保存の対象となる帳簿類を整理した会計帳簿や決算書類が挙げられます。これに加えて、取引データの管理方法や、使用している会計・会計ソフトウェアの仕様書も用意しておくことが大切です。

次に、現在の経理業務フローを視覚的に把握するために業務フロー図を作成しておくと、税理士との打ち合わせがスムーズになります。また、電子帳簿保存のルールを明文化した社内マニュアルを作成することで、従業員が統一したルールの下で運用できる環境を整えられます。

事前に整理しておくポイント

さらに、電子化を進めるにあたっては「電子保存の対象となる書類の明確化（領収書、請求書、契約書など）」「現在の業務フローの見直し（紙ベースの業務がどこまで電子化できる議論）」「タイムスタンプの付与が必要な書類の把握」「検索機能が確保されている期限のチェック（税務調査時に求められる要件を満たすか）」「電子帳簿保存法に対応したクラウド会計ソフト証憑管理システムの導入や検討」を事前に整理しておくことが重要です。

これらの準備を整えておくことで、税理士との相談がより具体的かつ効率的なものとなり、電子帳簿保存法への適切な対応が可能となります。

税理士を活用してスムーズに導入する方法

電子帳簿保存法の導入を成功させるためには、専門家である税理士のサポートを活用することが有効です。税理士は、法令に基づいた適切な対応方法を提案し、企業がスムーズに電子帳簿保存を進められるよう支援します。

税理士の具体的な活用方法として挙げられるのは、企業の業務内容や取引形態に応じた、最適な電子帳簿保存の方法を提案してもらうことです。電子帳簿保存法には、スキャナ保存や電子取引データの適正な管理など、さまざまな要件があります。そこで税理士の助言を受けることで、自社に合った導入方法を選定しやすくなります。

また、法要件を満たす会計ソフトや証憑管理システムの選定についても、税理士のサポートが役立つでしょう。電子帳簿保存法に準拠したソフトウェアを選ぶことで、適正なデータ保存や検索機能を確保でき、税務リスクを軽減できます。

さらに、経理業務のデジタル化を推進して業務フローの見直しを行うことで、事務作業の負担を軽減可能です。これにより、効率的な経理体制を構築することが可能です。加えて、電子帳簿保存法に基づくデータ管理の整備も重要になります。

税理士は、保存要件を満たすための運用ルールの策定や社内規程の整備を支援し、税務調査時の対応がスムーズに進むようにサポートしてくれます。これにより、電子帳簿保存が適切に運用されるだけでなく、税務当局からの指摘リスクを最小限に抑えることが可能です。

このように税理士を活用することで、電子帳簿保存法の導入をスムーズに進めることができるだけでなく、業務効率化や税務リスクの軽減にもつながります。企業は、自社に合った専門家のサポートを受けながら、適切な電子帳簿保存体制を構築することが重要です。

まとめ

電子帳簿保存法は、企業のデジタル化を促進し、経理業務の効率化に寄与する重要な法律です。2024年1月の改正により電子取引のデータ保存が義務化され、企業は迅速な対応が求められています。導入を成功させるためには「法改正の内容を正しく理解して対応方法を検討すること」「税理士との相談を通じて最適な保存方法を見つけること」「システム導入や業務フローの見直しを行うこと」が重要です。税理士のサポートを活用することで、法令遵守と業務効率化を両立し、企業の成長につなげることができます。電子帳簿保存法への対応を機に、経理業務のデジタル化を進め、より効率的な経営体制を構築しましょう。